Kantoorreglement

Artikel 1

In dit kantoorreglement wordt verstaan onder:

1. advocaat: de in het kantoor werkzame advocaat.
2. cliënt: de persoon, het bedrijf of de instelling die tegen betaling of op toevoegingsbasis van de diensten van het kantoor of de advocaat gebruik maakt;
3. beller: iedereen die door middel van het telefoonnummer 040-2484341 met de advocaat of het kantoor contact zoekt;
4. inkomend telefoongesprek: ieder telefoongesprek dat tot stand komt doordat een beller het telefoonnummer 040-2484341 belt, indien dat telefoongesprek:
   • door de advocaat is opgenomen;
   • door het antwoordapparaat is opgenomen en de beller een boodschap heeft achtergelaten;
   • afkomstig is van een beller die niet afgeschermd heeft gebeld, zodat aan het telefoontoestel te zien is van welk nummer gebeld is en wanneer gebeld is.
5. antwoordapparaat: het zich in het kantoor bevindende apparaat dat de telefoontjes die, om welke reden dan ook, door de advocaat niet worden aangenomen, aanneemt en de beller de gelegenheid biedt voor de advocaat of het kantoor bestemde berichten in te spreken;
6. onregelmatighedenlogboek: een bestand waarin de advocaat alle onregelmatigheden bijhoudt;
7. klachtfunctionaris: de externe functionaris die belast is met de uitvoering van de interne klachtenregeling en wiens naam als zodanig aan het publiek bekend is gemaakt;
8. derdengelden: gelden die niet zijn bestemd voor de advocaat in het kader van zijn optreden in die hoedanigheid en die een relatie moeten hebben met betrekking tot de dienst die door hem wordt verleend, maar voor zijn cliënt of enige derde, voor zover deze gelden niet kunnen worden aangemerkt als verschotten of griffierechten;
9. derdengeldrekening: de bankrekening van een stichting derdengelden, waarop derdengelden zich bevinden.
10. Intakegesprek: ieder gesprek of contact in welke vorm en onder welke naam dan ook, waarin de wens van een bestaande of nieuwe cliënt om een opdracht aan de advocaat of het kantoor te verstrekken, wordt besproken.

Artikel 2

Bij via de telefoonbeantwoorder ingekomen telefoongesprekken wordt als volgt gehandeld;

1. Indien het telefoongesprek van een cliënt afkomstig is en een niet nader gepreciseerd terugbelverzoek inhoudt, wordt, indien het telefoongesprek voor 14.00 uur is binnengekomen bij voorkeur dezelfde dag terug gebeld. Indien dat niet mogelijk is wordt de volgende werkdag terug gebeld. Indien dat ook niet mogelijk is, wordt een aantekening gemaakt in het onregelmatighedenlogboek.
2. Indien het telefoongesprek van een cliënt afkomstig is en een niet nader gepreciseerd terugbelverzoek inhoudt, wordt, indien het telefoongesprek om of na 14.00 uur is binnengekomen bij voorkeur dezelfde dag of de volgende werkdag terug gebeld. Indien dat niet mogelijk is wordt de werkdag daarop terug gebeld. Indien dat ook niet mogelijk is, wordt een aantekening gemaakt in het onregelmatighedenlogboek.

Artikel 3

In het onregelmatighedenlogboek worden vermeld:

1. alle gevallen waarin dit reglement niet is nageleefd;
2. alle gevallen waarin dit reglement uitdrukkelijk vermeldt dat vermelding in het onregelmatighedenlogboek plaatsvindt;
3. alle gebeurtenissen waarvan de advocaat vermelding in het onregelmatighedenlogboek wenselijk acht.

Artikel 4

Minimaal een keer per twee maanden wordt het onregelmatighedenlogboek door de advocaat geëvalueerd teneinde eventuele aanpassingen in dit reglement of de werkwijze te kunnen doorvoeren.

Artikel 5

1. Van ieder dossier waarin enige activiteit plaatsvindt, wordt, indien zich in dat dossier nog geen zaakformulier bevindt, een zaakformulier aangemaakt. Dit wordt in het dossier aan de binnenkant van de voorflap geniet. Het formulier vermeldt minimaal of er een procedure is en zo ja de status van de procedure.
2. Van ieder dossier waarin zich al een zaakformulier bevindt en enige proceshandeling plaatsvindt, wordt op het zaakformulier een zodanige aantekening gemaakt, dat daaruit de status van de procedure kan worden afgeleid.

Artikel 6

Het kantoor van mr. drs. R.P. Duijn beschikt niet over een stichting derdengelden en neemt derhalve geen derdengelden in ontvangst. Indien het kantoor of de advocaat enig bedrag ontvangt dat als derdengelden kan worden aangemerkt, zorgt de advocaat ervoor dat dit bedrag onverwijld aan de rechthebbende wordt overgemaakt.

Artikel 7

De advocaat verricht geen diensten waarop de Wwft van toepassing is. Of op een dienst de wwft van toepassing is kan worden vastgesteld aan de hand van artikel 1a lid 4 onder c van de Wwft.

Artikel 8

1. Binnen een week na inname van een nieuwe zaak of opdracht wordt aan de cliënt een opdrachtbevestiging toegezonden met gebruikmaking van het daartoe bestemde model. Indien het een opdracht betreft die zich naar verwachting beperkt tot het verzenden van een eenvoudige brief waarvoor geen kosten in rekening worden gebracht, kan met een verkorte opdrachtbevestiging met gebruikmaking van het daartoe bestemde model worden volstaan.
2. Indien in een zaak die op of na 1 februari 2011 is binnengekomen niet uiterlijk een week later een opdrachtbevestiging is verzonden, wordt hiervan aantekening gemaakt in het onregelmatighedenlogboek.
3. Indien uit een dossier blijkt dat geen opdrachtbevestiging is verzonden terwijl dat wel had gemoeten, wordt, indien dat op een zinvolle wijze mogelijk is alsnog een opdrachtbevestiging is verzonden. Indien het alsnog verzenden van een opdrachtbevestiging niet op een zinvolle wijze mogelijk is, wordt hiervan aantekening gemaakt in het onregelmatighedenlogboek.

Artikel 8a

Bij ieder intakegesprek informeert de advocaat de cliënt zo mogelijk over de werkzaamheden van de advocaat, het belang van de zaak, de kansen en eventuele gevolgen van bepaalde rechtshandelingen, het te verwachten tijdsbeslag, de financiële consequenties, de manier van communiceren (telefoon, post, e-mail) en de bereikbaarheid van de advocaat. Indien en voor zover deze informatie bij gelegenheid van het intakegesprek niet of niet in voldoende mate kon worden verstrekt, verstrekt de advocaat deze bij de opdrachtbevestiging of indien dat niet mogelijk is, op andere wijze.

Artikel 8b

De advocaat neemt alleen zaken aan die gelet op de kantoororganisatie adequaat behandeld kunnen worden en waarvoor hij de deskundigheid bezit. Indien de advocaat niet de vereiste deskundigheid bezit dan maakt hij gebruik van de deskundigheid van een derde. De advocaat bezit deskundigheid op de volgende rechtsgebieden:

1. asiel- (en vluchtelingen) recht.
2. vreemdelingenrecht.
3. psychiatrisch patiëntenrecht.

Artikel 8c

Alvorens een opdracht te aanvaarden gaat de advocaat na of er in redelijkheid aanwijzingen bestaan dat de opdracht strekt tot voorbereiding, ondersteuning of afscherming van onwettige activiteiten.

Artikel 9

Indien een opdracht wordt aanvaard van een cliënt die niet bekend is vraagt de advocaat de cliënt zich te legitimeren tenzij omstandigheden dit onmogelijk maken. Indien geconstateerd wordt dat werkzaamheden zijn verricht ten behoeve van een cliënt die zich niet heeft gelegitimeerd en op 1 juli 2009 nog geen cliënt was, kan de advocaat de cliënt alsnog verzoeken zich te legitimeren. Indien de cliënt hier zonder geldige redenen niet aan voldoet kan de advocaat de werkzaamheden beëindigen, doch niet zonder de cliënt te hebben ingelicht over de verplichtingen die de advocaat nopen de cliënt te vragen zich te legitimeren en de cliënt voldoende gelegenheid te hebben gegeven zich alsnog te legitimeren.

Artikel 10

Uitgangspunt bij het betalingsverkeer is dat betalingen giraal plaatsvinden. Contant betalingsverkeer dient zo veel mogelijk te worden vermeden. Indien een contante betaling wordt aangenomen van een cliënt, wordt daarvan aantekening gemaakt en een schriftelijke bevestiging aan de cliënt verzonden. Indien de advocaat in een zaak of in een periode van ten hoogste een jaar ten behoeve van dezelfde cliënt een of meer contante betalingen zal verrichten of aanvaarden met een gezamenlijke waarde van € 5000 of meer, overlegt de advocaat hierover voorafgaand aan die verrichting of aanvaarding met de deken. Indien voorafgaand overleg redelijkerwijs niet mogelijk is, vindt dit overleg plaats onverwijld na de verrichting of aanvaarding van die betaling.

Artikel 11

De advocaat kan afschriften van dit kantoorreglement aan cliënten ter beschikking stellen of dit kantoorreglement openbaar (via de website www.advocatenkantoorduijn.nl) maken.

Artikel 12

De advocaat kan dit kantoorreglement te allen tijde wijzigen. Aan het slot van het kantoorreglement wordt de datum van de laatste wijziging vermeld.

Laatstelijk gewijzigd op: 22 augustus 2022